5S là tên của một phương pháp quản lý sắp xếp nơi làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản vào những năm đầu của thập niên 1980. Nó là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Vào giai đoạn đầu khi mới xuất hiện, 5S được mô tả là một kỹ thuật gồm 5 bước để thiết lập và duy trì chất lượng của môi trường làm việc trong một tổ chức và nó được áp dụng trong các ngành nghề công nghiệp. Việc thực hiện 5S cho thấy nó giúp nơi làm việc được tổ chức tốt, giúp cho các nhân viên phân biệt được các điều kiện bình thường và không bình thường để từ đó giúp làm giảm sai sót và chi phí, và để duy trì môi trường làm việc an toàn.
Ngày nay 5S là một trong những công cụ phổ biến được sử dụng để hướng đến chăm sóc y tế tinh gọn và hiệu quả. Áp dụng phương pháp 5S đã mang lại hiệu quả trong việc cải thiện nhanh chóng môi trường làm việc và chất lượng dịch vụ thông qua yêu cầu tất cả các nhân viên bệnh viện thực hiện 5S mỗi ngày. 5S cũng mang lại một thực tiễn chất lượng, tinh thần, động lực và sự hài lòng trong công việc giữa các nhân viên, giúp họ giải quyết các vấn đề nhỏ thông qua lãnh đạo và sáng kiến cá nhân.
Tại Việt Nam trong những năm qua, ngành Y tế đã tích cực áp dụng các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hóa và cải thiện dịch vụ khám chữa bệnh cho người dân. Đáng kể đến đó là việc rất nhiều bệnh viện áp dụng phương pháp 5S trong quản lý chất lượng bệnh viện như: Bệnh viện Truyền máu huyết học, Bệnh viện Từ Dũ, Bệnh viện Trưng Vương Thành phố Hồ Chí Minh,… đến các bệnh viện tư nhân như: Bệnh viện Hoàn Mỹ Sài Gòn, Bệnh viện Quốc tế Phương Châu…Tại Khánh Hòa, phương pháp 5S cũng đã được áp dụng tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Khánh Hòa, Bệnh viện 22/12, Bệnh viên Đa khoa Khu vực Ninh Hòa,…Việc các đơn vị y tế áp dụng thành công phương pháp này chính là tiền đề cho việc ứng dụng phương pháp “tinh gọn trong y tế” (Lean Hospital) giúp cho hoạt động của bệnh viện trôi chảy, tinh gọn, giảm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng trong cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh.
Phương pháp 5S đã được triển khai và áp dụng trong công tác cải tiến chất lượng Bệnh viện tại Bệnh viện Chuyên khoa Tâm thần Khánh Hòa từ năm 2016 với 50% khoa, phòng và được triển khai 100% khoa, phòng tại Bệnh viện vào năm 2018. Cán bộ viên chức của Bệnh viện được phổ biến, tập huấn kiến thức và kỹ năng thực hiện 5S trong quá trình làm việc. Bệnh viện có các đợt kiểm tra thường quy, đột xuất công tác thực hiện 5S của tất cả các khoa, phòng hàng tuần. Kết quả kiểm tra được báo cáo hàng quý cho Tổ Quản lý Chất lượng, từ đó rút ra những tồn tại và thuận lợi để tiếp tục khắc phục và phát huy. Bên cạnh đó, kết quả thực hiện 5S cũng được xếp vào một trong những tiêu chí chấm điểm thi đua của các tổ công đoàn nhằm khuyến khích tinh thần của cán bộ viên chức.
Vào ngày 06/12/2018, với mục tiêu không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm tạo ra những sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, Bệnh viện Chuyên khoa Tâm thần Khánh Hòa triển khai Kế hoạch tổ chức ngày hội 5S toàn Bệnh viện năm 2018 nhằm nâng cao chất lượng triển khai và áp dụng 5S tại Bệnh viện, xây dựng môi trường làm việc khoa học, an toàn cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu các rủi ro, sai sót và giúp tiết kiệm thời gian trong công tác khám, chữa bệnh. Ngày hội 5S đã giúp khơi dậy tinh thần thi đua và nâng cao kỹ năng thực hành, áp dụng phương pháp 5S giữa các khoa, phòng, bộ phận trong toàn Bệnh viện. Bên cạnh đó giúp củng cố công tác thực hành và kiến thức về phương pháp 5S cho toàn thể CBVC của Bệnh viện.
Ngày hội 5S tại Bệnh viện được tổ chức với cơ cấu 5 giải thưởng:
+ 1 giải Sàng lọc: Dành cho khoa/phòng/bộ phận có số rác thải sau sàng lọc nhiều nhất.
+ 1 giải Sắp xếp: Dành cho khoa/phòng/bộ phận có kết quả sắp xếp hồ sơ sổ sách, vật dụng, trang thiết bị gọn gàng, dễ tìm, dễ lấy, dễ vệ sinh, có đánh dấu và dán nhãn đầy đủ nhất.
+ 1 giải Sáng tạo: Dành cho khoa/phòng/bộ phận có ý tưởng thực hiện 5S đẹp mắt nhưng vẫn đảm bảo yếu tố dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ vệ sinh nhất
+ 1 giải Sạch sẽ: Vệ sinh tất cả phòng trong khoa/phòng và ngoại cảnh sạch sẽ nhất
+ 1 giải Tiết kiệm: Dành cho khoa/phòng/bộ phận sử dụng ít kinh phí nhất và tận dụng các vật dụng tái chế cho ngày hội 5S nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chí 5S
Sau một ngày tập trung toàn bộ nhân lực, sức lực và trí lực, các khoa, phòng đã tham gia ngày hội 5S một cách nghiêm túc nhưng cũng không thiếu những nụ cười rạng rỡ, những niềm vui hay niềm tự hào vì những thành quả đầy sáng tạo mà mình đã tạo ra. Kết quả đạt được thực sự khiến cho ban tổ chức Ngày hội phấn chấn và hạnh phúc, bởi chúng tôi thấy được tâm huyết, sự đoàn kết của mỗi tập thể qua thành quả các khoa, phòng đã đạt được.
Tổng kết Ngày hội 5S của Bệnh viện, ban tổ chức đã tìm ra 5 đại diện xuất sắc nhất xứng đáng được nhận giải thưởng của Ngày hội: Giải “Sàng lọc” thuộc về Khối Hành chính với khối lượng rác thải lên đến gần 40 kg, giải “Sạch sẽ” được trao cho Khoa Liệu pháp Hoạt động, giải “Sáng tạo” được trao cho Khu Dịch vụ bởi những thiết kế sáng tạo và xinh xắn từ các vật dụng tái chế, giải “Sắp xếp” được trao cho Khoa Nữ bởi sự gọn gàng, khoa học và cuối cùng, giải “Tiết kiệm” đã thuộc về Khoa Dược bởi việc sử dụng tối đa vật dụng tái chế và ít sử dụng chi phí nhất trong Ngày hội.
Ngày Hội 5S đã kết thúc nhưng những kết quả đạt được sẽ vẫn tiếp tục được duy trì và phát triển mỗi ngày tại Bệnh viện. Bởi hơn ai hết, chính CBVC của Bệnh viện đã và đang nhận thức được giá trị, ý nghĩa mà phương pháp 5S mang lại cho họ, cho bệnh nhân và cho đơn vị. Và sẽ thật tuyệt vời hơn nếu như mỗi ngày đi làm đều là Ngày hội 5S vì lúc ấy 5S thực sự đã là một thói quen không thể thiếu của mỗi CBVC trong một ngày làm việc.
Xin được kết thúc bài viết bằng một số hình ảnh mà Ban tổ chức ghi lại được trong quá trình tham gia Ngày hội 5S một cách sôi nổi của các khoa, phòng.
